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浅谈高职院校工程项目管理中存在的问题及对策

    时间:2013-04-24  点击数:

浅谈高职院校工程项目管理中存在的问题及对策

余 帆

[摘要]随着我国高等职业教育的迅猛发展,高职院校工程建设领域俨然已成为一个高风险领域。虽然,各高职院校已加强了对工程项目的管理,但仍存在诸多问题。加强对高职院校工程建设领域问题及对策研究已显得刻不容缓。

[关键词]:高职院校;工程项目管理;问题及对策研究

近年来,我国高等职业教育事业快速发展,国家对高等职业院校基本建设的投资不断增加,建设工程项目日益增多。同时随着高职院校办学规模的扩大与人才培养工作水平评估,也使建设项目急剧增加,这就更加重了高职院校基建部门的压力。就目前来看,我国高职院校大多是由中等职业学校升格或合并组建而成,原有的基建管理人员较为缺乏,对大型基建项目建设的经验不足,项目管理力量跟不上,管理不能完全到位,学校基建机构设置、人员设置以及人员专业素质与高职院校所承担的繁重的基建任务是不相适应的。笔者在日常的工程审计中发现高职院校的工程项目管理和风险防控上还有许多有待改进的地方。

一、存在的主要问题

1.工程项目的报审金额相差较大,基建管理和审计人员专业能力难适应。高职院校一般全年的基建、维修改造等项目要花费上千万

元。既有几千元的小维修,也有上千万的基建。小项目管理和审计的难度不大,还能自己解决,但大的项目在工程管理上不但要有很强的专业知识,还涉及到安全消防,环境评估,组织协调各方关系等工作,对管理人员的能力要求很高,高职院校现有的后勤人员很难达到这样的要求。这就造成了工程项目管理不到位的问题。

2.工程实际结算金额超合同金额较为普遍。笔者统计过一所高等职业院校某一年的审计报表,其中施工方报审金额超合同价的工程项目比例达到95%。经过审计后实际结算金额超合同价的工程项目比例也有48%。这些项目都是以追加工程项目的形式增加投资额的,都是项目管理方签字盖章确认的。行成了工程做不做党委(合同)说了算,做多做少管理部门说了算。当然这些增加的项目也是为了改善学校工作生活的环境,也是为学生老师服务。不是不能做,但是要有程序。一些部门维修改造一次不容易,做一次都想做到最好,项目报多了又怕批不了,只有少报点,通过施工时再增加;还有的是施工前没有发现问题但施工过程中发现了,只有通过增加项目来解决;还有的是觉得向学校打报告太麻烦,通过增加项目简单快捷。这些想法直接导致了结算金额超预算。还有工程项目管理者变更程序不清楚,没有执行工程前的审查,没有严格执行预算的意识等原因。

3.工程项目管理机构多元化,专业性不强,管理疏漏较多。有的高职院校项目的管理机构有好多个,成了谁建设谁管理的局面。有后勤处、教学部门、实训部门、办公室、各系,还有的是代建项目管理单位。各个部门人员没有工程项目管理方面的专业知识,在项目管理水平上参差不齐。普遍没有施工日志的记载。有的管理人员只知道做了,做的好不好,是不是按合同要求做的不清楚;有的对材料的数量没有记录,施工方说多少就是多少;有的项目只有一个人管理,别人一律不知情,出了问题事后好多问题无法核实,对后期审计造成了很大的困难;有的项目验收没有专门的机构和专业人员的参与,只能数数量,质量是否达标无法认定;还有的项目验收只有一个人签字。这些问题都说明我们的工程管理上还有很多需要改进的地方。

4.资料的完整性和合规性还有待加强。建设资料和报审资料是工程管理和审计结算的关键文件,资料的完整关系到建筑物的安全、固定资产的入帐和工程量的核算等许多方面。如有的签证单交来时就是一“光板”,是没有签字没有盖章没有发表意见的“三无”签证。还有如招标文件中说明的需维修的范围表述没有明确的面积,只有大概范围,而且招投标文件也没有提供给审计部门,这就造成审计时无法核对施工范围和面积单价。还有就是工程验收环节,有的工程有,有的没有搞,事后再补。这都给事后的审计工作带来了困难。

5.项目合同管理是软肋。(1)合同签订的主体多。学院的施工合同有的是盖学院的章,部门领导签字;有的是后勤处盖的章,后勤处长签的字;还有的是系、部盖的章,系、部主任签的字。(2)合同的条款各种各样。有的是固定价格合同,有的按定额计价合同,有的是按市场价合同。如有的项目在合同中把大到刷墙、防水每平米的单价,小到每个面盆的价格都订死了,到结算审计时只能按合同结算。有的合同过于简单,一张纸,一些责任条款没有说清。(3)合同中通用条款多,专用条款少。大部分的合同都是由施工方提供的通用格式合同,针对学院实际情况的条款较少。这些问题都说明学院合同没有专门机构把关,合同签订不规范。

6.各部门相互协调配合还不够。(1)招投标阶段与审计脱节。工程项目都是有招投标过程的,但招标部门没有把招标过程和结果告知审计部门,对中标价和具体工程细节无法在审计前了解。有的学校自己招标的项目,如学校装修、维修项目在招标前没有找专业人员制订标底,招标是全凭施工单位报价,这样很容易发生围标、串标的情况。一旦中标就必须按中标价签合同,但这个中标价和市场价比又怎么样呢?(2)基建、维修的管理部门与审计部门联系不够。有的学校项目审计模式是先由工程管理部门上报,审计部门再审,没有报的审计管不了。学校现在在做什么项目,还要做什么项目审计部门无法掌握,无形中减弱了审计的监督职能。

二、加强工程项目管理的对策

1、明确工程项目的管理部门,理清责任关系。过多的管理部门会造成谁都来管,最后谁也不负责的问题。工程项目管理是一个比较专业的管理工作,学校涉及基建、维修、装修等方面的项目都应有一个专业的部门来管理,学校可以成立专业的基建办公室,这样可以使工程管理科学化、专业化、系统化、规范化,做到专业人做专业事。同时可以在工程开工前,从今后项目的使用部门中找人参与辅助管理,这样不但可以做到专人管理,专业管理,而且做到双人管理,互相监督,还能把今后使用者的意见带入施工过程中,促进施工更合理,更符合实际需要。基建办公室可以适时引进专业工程人才,更新队伍知识结构,同时在有条件的情况下可以引入工程监理制度,帮助学校加强工程管理和控制。

2、加强招投标规范化管理,减少招标过程风险。无论是工程招标,还是设备采购招标,招标前都要有一个了解市场行情或者编制标底的过程。学校有这类专家的就在本校找,没有的可以请外面专业人员来评标或者编制标底,使我们在招标前做到心中有数,知道什么价格比较合适,防止投标中的围标、串标现象的发生。在招标文件的制定上也应更详细,准确写明施工的位置、面积、施工要求,防止因招标文件中面积、位置的不清导致事后费用的增加。中标通知书要送达审计及基建办公室,让两部门清楚招标的结果和过程,便于以后的审计和施工管理。

3、加强合同科学化管理,防范经济风险。合同是经济活动的主线,一切工程施工,材料采购都是以合同为依据的,科学、严谨的合同能减少很多不必要的麻烦。首先学校要指定一个专门管理合同的部门,学校所有的合同的签定,管理都由这个部门负责。合同由院长签名或由院长通过授权书的形式授权的人签名才有效,其他以部门名义签定的合同一律无效。其次合同的制定要以招标文件和投标文件为基础,确定明确的施工内容、范围、计价方式、重要的主材价格、变更项目的核算方法、付款方式、价格调整范围、甲乙双方的责任义务、违约责任、特定条款(如审减款超过5%部分的审计费由施工方出等)。第三合同条款制定后要经过专业人员和律师的审核。要审核合同的价格是否与中标单位的投标文件相一致,结算方法是否对学校有利,技术条款是否合理,法律上是否有漏洞等。如果有问题要及时修改。第四要制定合同签定的流程。合同首先由项目管理部门草拟,再连同中标通知书或评标纪要及招标文件等佐证材料送合同管理部门审核(可找专业人员和律师把关),通过后再由院长签字盖章。

4、建立完善的各项工程管理制度,防范操作风险。(1)制定现场工程管理人员的工作细责,明确施工管理人员的责任。如每天记录施工进度和情况,检查施工是否按合同规定施工,隐蔽工程完工时组织人员验收,及时收集整理施工的资料,保证资料的真实性和完整性等。(2)制定项目变更的实施办法。规定变更要由当事人书面申请,提出变更的理由,再由施工单位报出变更的预算,由基建办公室汇总后报相关职能部门审批,变更成本较大的视同新项目报学校党委审批。防止施工单位以低价中标,进来后以增加的项目牟利和随意增加工程项目突破预算的情况。项目变更时要及时办理签证单,明确施工范围和变更单价,签证单手续不全的结算时一律不认可。(3)制定工程验收的流程,明确工程验收的人员组成,可适当聘请专业人员参与验收,保证验收的质量。

5、加强校内各部门的协调,提高工作效率。基建办公室学期初把本学期将要进行的维修、改造项目计划报给审计处,审计处收到后合理安排审计工作,督促项目的进行。在项目开工前,施工单位、后勤基建办公室、审计处集中碰头,基建办公室可以讲施工管理和技术上的要求,审计处可以讲如施工签证的办理流程、施工资料的要求、审计结算的要求等,使大家在施工前都做到心中有数,在以后的施工和管理中减少分歧。财务处每次招标后把招标文件、中标通知书、中标单位的投标文件报给审计处,便于后期审计时核对招标要求与实际施工是否一致。工程进度款的支付要由审计部门复核。结算款的支付要在审计结果出来后,凭审计结论书向财务处请款。审计处与财务处定期核对工程款,防止对没有审计的项目付款。这些协调的内容最好是以制度的形式固定下来,让各部门有章可循。

我以为,只要我们严格按照工作流程操作,就可以有效地防范工程建设领域的风险,最大限度地发挥审计功能,确保工程建设质量,防止国有资产的流失。

1.范秀兰,张东黎.建设工程项目管理[M].重庆:重庆大学出版社,2008

2.张建峰.高校基建审计的风险及措施[J].哈尔滨商业大学学报,2006,3

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